很多時候就算我們把活動籌備得非常周全可能也無法避免突發狀況的出現，有能力的活動策劃者將始終致力于通過識別活動的潛在危險來減輕可能出現的意外，同時還會制定相應的解決方案，那么我們應該如何避免活動策劃中出現突發狀況呢？下面就跟著蘇州活動策劃公司策上策來了解一下相關注意事項：
作為活動策劃者，您有責任確保客戶的特殊活動順利進行，并盡可能減少麻煩。在現實世界中，不可能涵蓋所有可能性，但至少您應該意識到每個活動管理者都必須避免的關鍵活動計劃錯誤。
預知是預先準備好的，因此讓我們深入研究五個基本技巧，這些技巧可以幫助您避免在下一個計劃的活動中遭受無法緩解的災難。
一、錯誤的溝通——這可能是經驗不足的活動計劃者常犯的錯誤，并且不惜一切代價避免。錯誤的溝通（例如溝通不暢或沒有溝通）會帶來災難。溝通不暢通常是由于缺乏對細節的關注，尤其是在涉及活動清單時。與內部活動團隊和供應商之間進行有效溝通至關重要。雖然您不想對每個人進行微觀管理，但您確實需要知道誰在做什么以及何時進行操作，以確保每個人都知道對他們的期望并遵守分配的時間表。
二、應急計劃不佳或缺失——在發生活動之前的幾天和幾小時內，至少有一些活動會出錯。更糟糕的是，在您的特殊活動期間，某些活動可能會變得很糟糕。這是正常現象，這是可以預期的。專業的活動籌劃者要事先思考，找出可能出問題的地方，并制定適當的應急計劃。例如，如果您的注冊系統在活動當天發生故障怎么辦？如果因為多余的人出現而導致食物用光了怎么辦？如果您的主旨發言人沒有出現或遲到怎么辦？如果這些活動發生了，您能應付嗎？換句話說，您有B計劃嗎？
三、交通工具不足——您確定為安排代表與演示者往返活動而組織的交通工具是否足夠？在活動開始前的幾周內以及活動當天檢查入住情況，以確保充分滿足所有交通要求。您需要考慮突發活動。如果活動當天早上發生故障，會發生什么情況？您有其他交通工具嗎？
四、缺乏清晰的標牌——對于那些參加特殊活動的人來說，沒有什么比讓他們對下一次演講的舉行地點感到困惑感到沮喪。通過確保您顯示易于閱讀和理解的適當標志來避免這種情況。比起冒著迷失參與者并不斷問路的風險，過度投入并有太多標牌。
五、現有員工不足 –在您舉辦特殊活動的那一天，您可能會與大量與會者打交道。不要僅僅依靠一兩個人來處理與會代表的問題或疑慮。確保您有足夠的與會者人數，并且更重要的是，確保活動計劃團隊和供應商提供的人員之間有足夠的活動人員。
除了預先考慮可能發生的突發狀況外，為了確保活動的順利進行，比較好的策略始終都是檢查和再次檢查。 如果您還想了解更多關于蘇州活動策劃價格、慶典策劃方案、流程等內容，歡迎前往蘇州策上策官網進行詳細了解。
