會議策劃者與酒店或其他機構之間的協調對于會議各項活動的順利進行非常重要。如果上午的會議活動不能按計劃進行，似乎午餐時間也會中斷。這些臨時的變動必須及時通知會議服務經理，以便廚房根據新的時間安排調整行動。
場地總體布局可分為內場和外場。
外場布置包括酒店餐廳外場、大廳、賓客路線和宴會廳接待室。外場的布置主要是引導來賓前進的方向，讓他們提前體驗企業會展的氣氛。
因此，招牌/背景墻/洗手盆通常布置在顯眼的地方。會議廳前廳可設置簽到臺、合影處、互動場所。如果有茶歇，也可以安排點心區。
室內部分包括舞臺、燈光、音響、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是，舞美效果的分配應根據場地的大小和會展方案的需要而定。重要的是要考慮現場的安全因素，確保會場的安全。
在展臺的設計裝飾中，展示道具是非常重要的，主要是因為展示道具是根據展品的要求設計制作的。不同的建模和功能需求和成本是不同的。因此，展臺設計裝修的總成本直接關系到裝飾道具的擺放和數量的大小。對于一般對展示道具要求嚴格的商家，展位設計裝修的整體成本會略高一些。
年會的主題設計對于年會的策劃是必不可少的。年會的主題設計包括年會的主題名稱、年會的主題形式、年會的主題口號等。年度會議的計劃進行年度會議的主題,所以步應該做好,確保年度會議的主題可以突出顯示在年度會議的規劃過程,加深參與者的年度會議的印象。
